Le Cabinet DERYCKX Recrutement, cabinet référent en recrutement d’Assistants et d’Assistantes de Direction, d’Assistants et d’Assistantes Privé(e)s, d’Assistantes personnelles et d’Office-Managers, recherche pour son client, une société d’investissement un/une Office Manager en CDI à Paris 8.
Sous la responsabilité de la direction générale et financière, vous avez en charge des missions opérationnelles polyvalentes. A ce titre, vous avez la charge du bon fonctionnement des services généraux et vous coordonnez et supervisez toute la gestion administrative et humaine, notamment :
Gestion administrative, événementielle et projets spécifiques :
- Préparer la trame des procès-verbaux, veiller à leur rédaction par les équipes dans les temps, assurer une relecture avant transmission aux destinataires.
- Gérer les invitations aux comités (notamment mensuels) et Assemblées Générales, et établir le suivi des participants.
- Gérer les plannings de salles de réunion et les réservations (restaurants, plateaux-repas, location véhicule, coursiers, etc.).
- Gérer l’organisation des événements (cocktails, séminaires, etc.).
- Mettre à jour le site internet.
- Gérer le projet RSE.
- Piloter la gestion des notes de frais et notes de caisse.
- Établir les formalités administratives (notamment l’enregistrement des Cerfas, les formalités relatives aux AG annuelles, la mise à jour des registres, l’établissement des honoraires des mandataires sociaux, etc).
- Gérer la signature des documents (électronique et physique) .
- Assurer la mise à jour des documents KYC des actionnaires.
- Gérer le classement de la documentation administrative et son archivage.
- Taper ou rédiger des courriers.
Gestion des services généraux :
- Veiller à la bonne tenue des locaux.
- Assurer la relation avec le bailleur et son gestionnaire.
- Piloter la gestion des locaux et coordonner les interventions des prestataires (entretien, sécurité, copieur, dépannage, etc.).
- Accueillir et orienter les visiteurs.
- S’assurer des stocks des fournitures et centraliser les commandes.
- Gérer le courrier (papier et boite e-mail de contact), les colis, les envois, les livraisons.
- Suivre les badges et clés attribués aux salariés.
- Installer les salles de réunion selon les plannings établis.
- Assurer la logistique des réunions de comités ou d’assemblées (notamment l’installation des salles, l’impression des documents…).
- Superviser les projets d’aménagement des espaces.
- Filtrer et orienter les appels du standard (faible flux).
- Communiquer les informations sur l’organisation des locaux au personnel.
Nous recherchons pour ce poste au sein d’une société d’investissements française d’une douzaine de personnes et en croissance, un/une Office Manager de formation supérieure et justifiant d’une première expérience réussie d’office manager de préférence dans une équipe à taille humaine.
- Organisé(e) et rigoureux(se), vous savez prioriser des missions diversifiées.
- A l’aise dans les relations d’équipe, vous savez travailler en autonomie.
- Vous avez la culture du résultat, le sens de la confidentialité et faites preuve de précision.
- Vous maîtrisez la suite Office et connaissez WordPress.
- La pratique de l’anglais à un niveau intermédiaire serait un plus.
Rémunération : 45/50 K selon profil et expérience + package.
Télétravail : 2 jours par semaine possibles.
Congés : 25j + 10j. En raison du flux d’activité, 1 semaine à prendre en fin d’année et 3 semaines en août.
Poste à pourvoir immédiatement en CDI à Paris 8ème.
Si vous êtes intéressé(e) par ce poste polyvalent d’Office Manager dans une société d’investissement qui investit en fonds propres dans des entreprises qu’elle accompagne dans la durée de façon qualitative, nous vous invitons à adresser votre candidature (lettre de motivation et CV en français) à notre consultante Aline Chauchard, aline@deryckx-recrutement.com, qui reviendra vers vous dans les meilleurs délais.
Référence : OM invest