Le Cabinet DERYCKX Recrutement, cabinet référent en recrutement d’Assistants et d’Assistantes de Direction, d’Assistants et d’Assistantes Privé(e)s, d’Assistantes personnelles et d’Office-Managers, recherche pour son client, un groupe industriel de taille intermédiaire présent à l’international, un/une Assistante de Direction / Office Manager Bilingue Anglais.
À ce poste, vous contribuez à optimiser l’efficacité du CEO et l’assistez dans les missions suivantes :
- La gestion de son agenda complexe et extrêmement mouvant.
- La planification et l’organisation des réunions ainsi que leur ordre du jour, la préparation des dossiers en amont, leur organisation logistique telle que la réservation de salles, le matériel de visioconférence, l’hébergement et les repas des participants, y compris pour celles ayant lieu à l’étranger.
- La participation à certaines réunions pour assurer la prise de notes.
- L’assistance dans les comptes rendus de réunions et le suivi des actions demandées aux collaborateurs directs.
- L’organisation des nombreux déplacements, notamment à l’étranger (Russie, Turquie, Asie, Europe, USA, etc) et la logistique et les formalités administratives afférentes, en collaboration avec les assistantes des régions concernées : hôtels, transferts, visas, formulaires Esta, etc.
- L’organisation des séminaires du Comité Exécutif international.
- L’interface avec les collaborateurs directs et les contacts extérieurs, notamment les actionnaires.
- L’accueil des visiteurs, le filtrage des appels, la gestion du courrier.
- L’organisation des dossiers et leur archivage.
- La saisie des notes de frais.
Vous assistez également le DRH groupe sur les missions suivantes, pour le périmètre siège :
- Les inscriptions et le suivi de la relation avec la médecine du travail.
- La gestion des titres restaurant.
- Le développement de la qualité de vie au travail.
Vous assistez ponctuellement les membres du Comex en France pour :
- L’organisation de réunions.
- Le support pour des présentations.
Vous serez également en charge de l’Office Management du siège comptant une vingtaine de personnes. Vous vous assurez du bon fonctionnement et du confort du lieu de travail, et assurez les tâches suivantes :
- La maintenance des locaux.
- L’organisation, coordination des projets/travaux/diverses interventions.
- La recherche et suivi des prestataires pour la réparation des locaux (devis, contrats, facturation).
- La gestion des sujets relatifs à la sécurité des locaux.
- La gestion du stock du matériel bureautique (planification, achat, tenue du registre, réparation, restitution, recyclage / vente) pour tous les collaborateurs.
- La gestion de la flotte mobile et téléphonie.
- La communication interne du siège via Teams.
- L’organisation des événements siège.
Nous recherchons pour ce très beau poste auprès du CEO d’une ETI en phase de croissance, un/une Assistante de direction / office manager bilingue Anglais, de formation Bac+3/4 et justifiant d’une expérience stable d’au moins 5 ans dans un environnement international.
Les compétences et qualités requises pour réussir dans ce poste :
- Une excellente capacité d’expression et maîtrise parfaite du français écrit et oral.
- Vous avez un anglais courant. L’allemand et/ou le polonais seraient un plus.
- Très organisé(e), vous avez une bonne capacité de priorisation et d’anticipation.
- Vous savez prendre des initiatives et avez le sens de la confidentialité.
- Vous savez vous adapter aux changements et faire face à des situations d’urgence
- Vous maîtrisez Office 365.
- Flexible, curieuse et réactive, vous avez un bon relationnel et le sens du service.
Rémunération : 45K€ à 50 K€ selon profil+ prime 5 K€
Poste à pourvoir en CDI à Suresnes dès que possible.
Si vous êtes intéressé(e) par ce poste d’Assistante de Direction / Office Manager Bilingue Anglais, adressez votre candidature (lettre de motivation et CV en français sous Word) à notre consultante Aline Chauchard, cvaline@deryckx-recrutement.com, qui reviendra vers vous dans les meilleurs délais.
Référence : Suresnes