Le Cabinet DERYCKX Recrutement, cabinet référent en recrutement d’Assistants et d’Assistantes de Direction, d’Assistants et d’Assistantes Privé(e)s, d’Assistantes personnelles et d’Office-Managers, recherche pour son client, une société spécialisée dans la rénovation immobilière, un/une Office Manager.
A ce poste d’Office Manager au sein d’une société spécialisée dans la rénovation immobilière, votre rôle consiste à soutenir la Direction dans la gestion opérationnelle et administrative, en binôme avec une assistante administrative.
Vous êtes plus particulièrement en charge des missions suivantes :
1/ La gestion des dossiers de candidature et de réponse aux Appels d’Offres (AO)
- Gestion des partenaires pour les appels d’offres en maîtrise d’œuvre et assistance à maîtrise d’ouvrage.
- Montage des Dossiers Administratifs de Candidature.
- Montage des dossiers techniques et financiers de réponse.
- Dépôt des dossiers de réponse.
2/ La gestion comptable
- Contrôle des dépenses, gestion des factures et des paiements, rapprochement bancaire hebdomadaire et suivi de la trésorerie.
- Saisie mensuelle des heures, par affaire, des salariés dans la comptabilité analytique.
- Gestion des notes de frais.
- Collaboration avec l’expert-comptable pour garantir la précision des données financières.
- Gestion des relations avec les banques, les services fiscaux, les organismes sociaux, etc. et réalisation des déclarations réglementaires.
- Assistance de la Direction pour l’établissement des comptes annuels.
3/ La gestion du personnel (35 personnes)
- Accueil des nouveaux salariés et des personnels intérimaires et gestion des départs.
- Gestion des congés et absences.
- Contrôle des bulletins de paye établis par l’expert-comptable.
- Gestion des intérimaires.
- Interface avec la société d’infogérance et son service support.
- Gestion des matériels téléphoniques et informatiques des collaborateurs.
4/ La gestion des bureaux (400m²)
- Suivi du réassort des fournitures diverses.
- Gestion des prestataires extérieurs (ménage, espaces verts, reprographie, etc.).
- Suivi des échéances et des performances des prestataires.
5/ La communication
- En collaboration avec le responsable de la communication, participation à la rédaction et diffusion de la newsletter bimestrielle et à l’organisation d’événements d’équipes.
- Suivi des abonnements aux divers magasines professionnels et réalisation d’une revue de presse technique hebdomadaire pour l’équipe.
- Préparation de documents et rapports pour la direction.
Après une période en commun avec la détentrice actuelle du poste jusqu’à son départ en retraite, vous recruterez puis encadrerez une assistante junior.
Nous recherchons pour ce poste polyvalent et responsabilisant d’Office Manager au sein d’une société spécialisée en rénovation immobilière et en phase de croissance, un/une Office manager de formation bac+3 minimum et justifiant d’une expérience d’au moins 5 ans à un poste comparable.
- Vous êtes autonome et avez un grand sens de la confidentialité.
- Vous êtes à l’aise avec les pratiques comptables et disposez d’une très bonne aisance digitale. La connaissance du logiciel Sage serait un plus.
- Organisé(e), vous savez gérer les priorités et respecter les délais. Votre aisance relationnelle vous permet de répondre avec aisance aux sollicitations de l’équipe.
Rémunération : +/- 50K€ selon profil + intéressement.
Statut cadre – 10 jours RTT – Pas de télétravail.
Horaires 9h/18h – entreprise fermée 15 jours en août.
Poste à pourvoir en CDI dès que possible et situé à Neuilly (Métro Pont de Neuilly).
Si vous êtes intéressé(e) par ce poste d’Office Manager dans une société spécialisée dans la rénovation immobilière, nous vous invitons à adresser votre candidature (lettre de motivation et CV en français) à notre consultante Aline Chauchard, cvaline@deryckx-recrutement.com, qui reviendra vers vous dans les meilleurs délais.
Référence : Rénovation