Le Cabinet DERYCKX Recrutement, cabinet référent en recrutement d’Assistants et d’Assistantes de Direction, d’Assistants et d’Assistantes Privé(e)s, d’Assistantes personnelles et d’Office-Managers, recherche pour son client, une fondation familiale investie dans les domaines de la philanthropie, de l’art et de la culture, un/une Office Manager Bilingue Anglais en CDI.

Ce poste d’Office Manager bilingue anglais est une création et comprend de l’assistanat de direction ainsi que des missions transverses.  En relation directe avec le comité de direction et auprès de la Présidente de cette fondation qui opère à travers différentes entités (fondations, fonds de dotation, sociétés) en France et collabore avec une succursale aux USA, vous aurez en charge les missions suivantes :

Assistanat de direction :

  • Organiser des rendez-vous, réunions (notamment avec les équipes aux USA), séminaires, déplacements et voyages.
  • Gérer la base de données des contacts.
  • Organiser les conseils d’administration.
  • Gérer le quotidien de l’entreprise : suivi, réception, distribution des courriers/colis ; commande des fournitures de bureau, etc.
  • Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus.
  • Ranger, classer, archiver.
  • Assurer de l’assistanat personnel.

Gestion et suivi de projets, en collaboration directe avec la Présidente et les membres du conseil :

  • Suivre certains programmes artistiques et philanthropiques.
  • Gérer des biens immobiliers ainsi que les négociations contractuelles avec les fournisseurs et prestataires.
  • Prendre en charge la gestion administrative et comptable de travaux de chantier.

Administration et gestion courantes :

  • Suivre les démarches administratives (certification, obtention label, agréments…) ainsi que les donations (échange avec les ONG, compilation documents, rapports).
  • Préparer les conventions et rapports de partenariat et/ou de financements.
  • Suivre les acquisitions d’œuvres (transport, listing, assurance).
  • Établir les contrats des prestataires de service.
  • Piloter la gestion de la facturation et réaliser les virements bancaires.
  • Administrer les fonds de l’association selon le budget opérationnel annuel approuvé.
  • Assurer le suivi chiffré de chaque projet.
  • Élaborer et compiler les rapports et documents administratifs et comptables pour les bilans annuels.

Pour ce poste responsabilisant et diversifié au sein d’une fondation familiale investie dans les domaines de la philanthropie, de l’art et de la culture, nous recherchons un/une Office Manager bilingue anglais, de formation Bac +2 minimum, et justifiant d’une première expérience d’au moins 5 ans à un poste similaire, idéalement dans le secteur artistique, l’entrepreneuriat social, le développement territorial ou la solidarité internationale.

  • Votre énergie est tournée vers le sens du résultat et vous êtes reconnu pour votre sens de la confidentialité.
  • Responsable et organisé, vous faites preuve de rigueur, de professionnalisme et avez envie de vous investir pleinement dans le développement d’une structure à taille humaine.
  • Vous êtes polyvalent, autonome et savez mener de front un grand nombre de missions et hiérarchiser les priorités..
  • Doté d’un excellent relationnel, vous appréciez votre rôle de facilitateur et savez vous adapter avec souplesse et réactivité aux changements.
  • Vous maîtrisez le Pack Office, Excel n’a plus de secret pour vous et êtes à l’aise avec les outils Google.
  • Vous êtes bilingue anglais (écrit et oral) et avez également un excellent niveau de français.

Rémunération proposée : 43/48 K€ selon profil et expérience + package.

Statut cadre. Télétravail 1 jour/semaine.

Poste à pourvoir dès que possible en CDI et situé à Montmartre.

Déplacements nationaux ponctuels à prévoir.

Si vous êtes intéressé(e) par poste très diversifié d’assistante de direction bilingue anglais, nous vous invitons à adresser votre candidature (lettre de motivation et CV en français) à notre consultante Aline Chauchard, cvaline@deryckx-recrutement.com, qui reviendra vous dans les meilleurs délais.

Références : Fondation 18