Le Cabinet DERYCKX Recrutement, cabinet référent en recrutement d’Assistants et d’Assistantes de Direction, d’Assistants et d’Assistantes Privé(e)s, d’Assistantes personnelles et d’Office-Managers, recherche pour son client, un cabinet d’architecte en phase de développement en France et à l’international, un/une Assistante de Gestion en CDI.
Sous la direction de la Responsable administrative des affaires et en relation avec les architectes en charge des projets, vos principales tâches seront les suivantes :
Administration des affaires
- L’accompagnement quotidien dans la gestion administrative des affaires.
- La mise à jour et le suivi des tableaux de bords (CA prévisionnels, facturations, etc).
- La saisie des notes d’honoraires, le suivi des paiements et relances, l’interface avec le cabinet d’expertise comptable.
- La gestion du courrier (envoi, réception, classement), l’archivage, le classement, le scan des contrats.
- Le suivi des expertises en cours et des contentieux et pré-contentieux en cas de litige.
- La pré-déclaration MAF, le suivi des dossiers Grands Chantiers.
Gestion des co-traitants, sous-traitants et autres partenaires :
- Les liaisons et échanges avec les différents partenaires.
- L’envoi et le suivi des propositions de convention de sous-traitance.
- La réception et la vérification des documents administratifs obligatoires (tous les 3 mois).
- La vérification des factures en accord avec les missions validées pour mise en paiement.
Mise en place de l’outil ERP (formation prévue) :
- Saisie des données administratives sur l’outil.
- Vérification de la planification des affaires en lien avec la direction.
- Suivi des temps passés par affaire.
Nous recherchons pour ce poste diversifié, opérationnel et évolutif, auprès de la Responsable administrative des affaires d’un cabinet d’architecte d’une cinquantaine de jeunes collaborateurs, un/une Assistante de Gestion, de formation Bac+2 minimum et justifiant d’une expérience d’au moins deux ans à un poste similaire, idéalement en agence d’architecture ou en bureau d’études.
- Votre rigueur et votre curiosité vous permettent de comprendre les enjeux des projets portés par l’agence.
- Organisé(e), vous êtes proactif(ve) et force de proposition.
- Vous maîtrisez le Pack Office et plus particulièrement Excel.
- Débrouillard(e) et pédagogue, vous savez prendre en main un nouvel outil digital et accompagner les utilisateurs.
Rémunération : 35K€ à 45 K€ (sur 12 mois) selon profil
Horaires 9h30 – 17h30, présentiel uniquement.
5 semaines de CP, dont deux semaines en août et une semaine en fin d’année.
Poste à pourvoir en CDI à Paris 2ème dès que possible.
Si vous êtes intéressé(e) par ce poste polyvalent d’Assistante de Gestion qui mixe de façon équilibrée administratif, relationnel et opérationnel, nous vous invitons à adresser votre candidature (lettre de motivation et CV en français) à notre consultante Aline Chauchard, cvaline@deryckx-recrutement.com, qui reviendra vers vous dans les meilleurs délais.
Référence : Gestion Archi