Le Cabinet DERYCKX Recrutement, cabinet référent en recrutement d’Assistants et d’Assistantes de Direction, d’Assistants et d’Assistantes Privé(e)s, d’Assistantes personnelles et d’Office-Managers, recherche pour son client société de service française implanté à l’international : Chine, Brésil, Australie…un/une Office Manager Bilingue Anglais.
A ce poste très polyvalent, au sein d’une équipe, vous aurez en charge les missions suivantes :
- La Vie du Bureau avec :
- La supervision des 2 hôtesse d’accueil : La gestion du courrier, l’organisation des salles de réunion : étage et business center, la gestion des badges visiteurs pour le parking, la mise à jour des contacts dans la base de données.
- L’organisation d’évènements internes et team building avec suivi de budget
- Les Services généraux avec :
- L’accueil, la formation et l’orientation des salariés : Welcome Pack et parcours d’intégration
- La gestion des locaux : fonctionnement au jour le jour, relations avec les gestionnaires de l’immeuble,
- Le contact avec les sociétés de conférence call en lien avec l’IT
- La gestion des prestataires du bureau (internet, maintenance téléphonique, carte de visites, fournitures diverses, entretien…
- Le contact privilégié avec RIE, gérant de l’immeuble, agents de sécurité de l’immeuble…
- La gestion des sociétés de taxis en France et étranger, chauffeurs privés…
- L’organisation des déplacements des consultants et des VP avec :
- La réservation de tous les déplacements France 50% et International 50% des consultants avec feuille de route.
- Préparation de dossiers de voyage pour el VP : anticipation, réservation, gestion complète des changements et annulations.
- Suivi et vérification des billets électroniques
- Saisie des informations sur les agendas en tenant compte des décalages horaires
- Réservation des taxis France et étranger
- Gestion et mise à jour des documents de voyages comme les visas, ESTA, suivi des vaccins éventuels avec vérification des dates de validité.
- Des actions de Communication avec :
- La gestion des relations presse et le suivi des actions à mener
- La coordination avec les journalistes lors d’événements
- La recherche de propositions pour les events : rugby, tennis, Opéra
Pour ce poste riche et polyvalent au sein d’une société en forte croissance, nous recherchons un/une Office-Manager , justifiant d’une expérience comme Office-Manager ou Assistanat Polyvalent de 5 ans minimum dans un environnement exigeant.
Vos atouts pour réussir dans cette fonction :
- Vous avez une parfaite maîtrise des outils bureautiques et notamment d’Outlook : Agenda, contacts, envoie de groupes, liste d’envoi…
- Vous avez une bonne connaissance de réservation en ligne : Egencia, G7, Webex…
- Vous avez une excellente présentation et élocution
- Vous êtes proactive, rigoureux, et vous avez une bonne gestion des priorités ;
- Vous avez le sens du service et l’esprit d’équipe.
- Un très bon anglais vous permettra d’échanger à l’international notamment dans les cadre de l’organisation des voyages internationaux.
- Poste situé à Paris 8ème, à pourvoir en CDI pour septembre mais entretien dès fin juillet/ début aout.
Rémunération proposée : 40K€ à 50K€ selon profil + TR + mutuelle.
Si vous êtes intéressé(e) par ce beau poste d’Office-Manager dans un environnement très dynamique, adressez votre candidature (lettre de motivation et CV sous Word) à contact@deryckx-recrutement.com
Référence : Office-Manager