Auprès des deux fondatrices dynamiques et complémentaires dans un environnement stimulant et chaleureux, vous assurez les missions suivantes :
- La gestion des formations
- Vous assurez le bon déroulement des missions de formation : la préparation des salles, les réservations de restaurants, l’envoi des convocations et tous les documents de la chaîne de relations avec les responsables de formation.
- Vous gérez l’administratif lié aux formations : l’établissement des conventions de formation, les relations avec les OPCA et les responsables RH, la gestion des plannings des formateurs et du planning des formation intra et inter.
- Vous êtes responsable du planning des formateurs : booking, proposition des dates aux clients, …
- Vous assurez une veille sur l’évolution du cadre juridique de la formation professionnelle
- La vie de bureau et … un peu d’assistanat
- Vous assurez le bon fonctionnement du bureau : l’organisation, le classement, le rangement, le suivi des fournitures de bureau, l’accueil téléphonique et physique des visiteurs, la gestion des fournisseurs et de la société de ménage, …
- Vous gérez l’agenda d’une associée et organisez les déplacements et la logistique afférente.
- La gestion commerciale et administrative
- Vous assurez la relation avec les responsables formation des sociétés clientes : réponses aux demandes de renseignements simples, redirection sur les commerciaux si besoin, suivi des formations planifiées.
- Vous participez à la réalisation des propositions commerciales.
- Vous participez à la qualification, la gestion et la mise à jour de bases de données et du fichier prospects.
- Vous assurez l’interface avec le comptable et gérez l’ensemble des tâches de suivi de comptabilité : le suivi de facturation, le classement des factures, la gestion des notes de frais des associées, ainsi que l’ensemble de la facturation client.
Pour ce poste très polyvalent et opérationnel dans une entreprise en croissance spécialisée dans le conseil et la formation, nous recherchons un/une Office Manager, anglais courant, de formation Bac + 2 minimum et possédant une première expérience réussie à un poste similaire.
- Proactif(ve), organisé(e) et rigoureux(se), vous savez travailler dans une petite structure avec agilité et bon sens.
- Au centre de la vie de l’entreprise, vous savez hiérarchiser et coordonner les informations que vous centralisez avec discernement, fermeté et diplomatie.
- Vous avez envie de vous investir aux côtés d’une équipe passionnée et ouverte sur l’international.
- Vous communiquez parfaitement en français à l’écrit comme à l’oral, vous avez un anglais courant et maîtrisez le Pack Office.
Poste situé à Paris 1er, (M° L 1), à pourvoir en CDI.
Rémunération proposée : 32/35K€ selon profil.
Si vous souhaitez postuler à ce beau poste polyvalent d’Office Manager dans une entreprise à taille humaine et dans une ambiance chaleureuse, adressez votre candidature (lettre de motivation et CV en français sous Word) à notre consultante Aline Chauchard, cvaline@deryckx-recrutement.com, qui reviendra vers vous dans les meilleurs délais.
Références : OM 1er