« L’assistanat de Direction est-il un métier d’avenir ? » telle est la question qui m’est régulièrement posée lors de rencontres ou d’événements.
Cette question récurrente me pousse à me saisir de mon clavier et à vous proposer ma vision de la
situation.
Qu’est-ce que l’assistanat de direction ?
Les termes d’Assistanat de Direction recouvrent plus qu’un simple métier, plutôt un ensemble très
large de fonctions qui réunit : le Secrétariat traditionnel, le Secrétariat de Direction, l’Assistanat
d’Equipe, l’Assistanat Volant, le poste d’Attaché(e) de Direction, de PA, d’Executive Assistante,
l’Assistanat de DG, de PDG, de COMEX, l’Assistanat Privé, …
Donc de nombreuses fonctions qui recouvrent une réalité, proposer le meilleur des services à une
équipe ou à un manager.
Un rapide historique du métier :
Le besoin de faire supporter par une personne dédiée l’action d’une direction prend son ampleur à
partir des années 60’ *. Essentiellement féminin à l’époque, ce métier reste encore aujourd’hui
largement marqué par cette spécificité, peu d’hommes exerçant actuellement cette fonction.
Toutefois, les choses évoluent et ces derniers sont aujourd’hui de plus en plus nombreux,
notamment dans les entreprises du secteur juridique, financier ou des RH, et en particulier dans
celles de culture anglo-saxonne.
L’assistante des 60’serait aujourd’hui bien étonnée de constater de l’évolution de son métier : En
effet, les fonctions et tâches ont considérablement évolué.
Fini la frappe au kilomètre !
Fini la sténo !
Le métier aujourd’hui
Véritables facilitateurs les Assistant(e)s de Direction** assument les tâches d’assistanat classique
c’est à dire l’accueil des visiteurs, le filtrage téléphonique, la gestion des mails, l’organisation des
RDV, des réunions, de séminaires, la rédaction de CR, la réalisation de présentations ppt, mais
également du suivi des dossiers. Ces missions impliquent des interfaces multiples et une implication
certaine …
Le métier requiert évidemment la maitrise des outils numériques les plus divers tels que les logiciels
Pack Office, Outlook, SAP, Sage, Ciel, In Design, Photoshop… ainsi que la maitrise des langues
étrangères à commencer par un anglais de très bon niveau.
Le contenu du poste s’est donc considérablement étoffé mais au-delà des tâches précédemment
évoquées, une grande partie du poste repose sur la confiance réciproque qui doit progressivement
s’installer dans le binôme assistant(e)/manager, sur le dialogue qui s’instaure, et sur le « fit » au sein
de ce duo professionnel, permettant ainsi au poste de considérablement évoluer en fonction des
besoins de l’entreprise et de la durée de la collaboration.
Aucun poste d’assistant(e) ne ressemble totalement à un autre car chaque duo est unique.
Et l’avenir ?
L’avenir se présente sous les meilleurs auspices pour le métier. Les managers qui travaillent avec
un(e) assistant(e) qui optimise leur productivité ne pourraient plus s’en passer, et ceux qui n’en n’ont
pas encore doivent consacrer une part significative de leur temps précieux à des tâches logistiques
chaque jour plus nombreuses et complexes, affectant ainsi leur disponibilité et donc leur efficacité
par rapport à leurs concurrents.
Effectivement, on a pu voir quelques entreprises répondant aux objectifs fixés par des cost killers,
réduire leurs équipes support voire délocaliser la fonction auprès de team implantés dans des pays
plus ou moins éloignés, en Europe ou ailleurs. Toutefois, le bilan de ces démarches n’apparait pas
finalement satisfaisant. La spécificité du métier nécessite en effet une très grande proximité, une
complicité singulière entre le manager et son assistant(e) qui ne peut se faire sans échanges directs,
fût-ce ponctuels. Quant à la suppression radicale des équipes, cela conduit systématiquement à
augmenter la charge de travail des managers démunis, leur stress et finalement affecter lourdement
leur productivité.
Alors finalement cet avenir ?
L’avenir est infiniment porteur pour les métiers de l’assistanat, et ce pour plusieurs raisons :
L’assistanat est un secteur qui recrute chaque jour un peu plus et les entreprises recherchent de nouveaux talents en permanence.
Le métier continue à évoluer : on demande aux assistant(e)s d’être familières et à l’aise avec les réseaux sociaux : Facebook, LinkedIn, et de plus en plus twitter.
Les start-up émergentes recrutent elles aussi des assistant(e)s de direction ou Office Manager dès qu’elles commencent à se structurer. En effet, les créateurs d’entreprises ont très vite compris qu’ils devaient prioritairement se consacrer au développement de leur business, à la stratégie de leur entreprise, et qu’ils devaient à tout prix d’être happés par des tâches administratives chronophages. Leur calcul est simple, recruter un(e) assistant(e) ou un(e) office manager est économiquement bien plus pertinent. Véritables virtuoses de l’organisation, les assistant(e)s en charge du team building participent ainsi aujourd’hui au« bien vivre » des start-up, valeur phare de ces structures. D’ailleurs l’intitulé de poste de Chief Happiness Officer devient de plus en plus en fréquent.
Dans les grands groupes où les équipes sont souvent en déplacement, les assistant(e)s ayant un rôle de pivot organisationnel garantissent la fluidité des échanges et la coordination nécessaire au bon fonctionnement des équipes et à leur bonne cohésion. Leur rôle y est plus que jamais indispensable !
Les grands managers reconnaissent unanimement que leurs assistant(e)s comptent pour beaucoup dans le bon déroulement de leur carrière
*Comme dans « Populaire » !
**terme choisi dans un souci de simplification