Le Cabinet DERYCKX Recrutement, cabinet référent en recrutement d’Assistants de Direction, d’Assistants Privés, d’Executives Assistants et d’Office Manager, recherche pour la holding d’un groupe industriel français un/une assistante polyvalente/office manager anglais courant à Paris IX.
À ce poste d’assistante polyvalente vous apporterez un soutien à la direction :
Assistance administrative de la holding du groupe et à la direction 40% du temps :
- Concevoir et mettre en forme les documents (courrier, mail, mailing, présentation commerciale, compte rendu de réunion, invitation …)
- Organiser, gérer les réunions, déjeuners, séminaires de la Direction,
- Gestion de l’agenda de la direction, organisation des déplacements réservation train, hôtel, …avec gestion du budget.
- Monter des dossiers, effectuer des recherches documentaires,
- Assurer l’accueil physique et téléphonique,
- Assurer le traitement du courrier (réception, tri, diffusion, affranchissement, dépôt …)
- Contrôler les notes de frais des filiales, saisie et règlement
- Secrétariat juridique (rédaction des actes et gestion des formalités)
- Assister la DAF sur des sujets transverses : relecture des contrats d’assurance, études diverses.
Assistance marketing, salons, et communication 30% du temps :
- Gérer les projets de salon (réservation des stands, rétro-plannings des actions à mener, envoi et gestion des invitations clients, choix et réservation des cocktails, assistance pratique pendant le salon).
- Piloter les supports marketing du groupe : recueil des souhaits pour de nouveaux supports, organisation des réunions, prise de notes, sélection et suivi des fournisseurs.
- Piloter les projets de communication : mobiliser les personnes / services du Groupe, concevoir les retro planning, garantir la tenue des échéances pour les livrables.
- Concevoir des supports de communication, interne ou externe selon les directives et les besoins du Groupe : rédaction de contenu et choix des illustrations en cohérence avec l’identité et l’image du Groupe.
Office management 30% du temps :
- Gérer les appels d’offre (téléphonie, fournitures, nettoyage des locaux …)
- Organiser les commandes de matériels et de fournitures du service,
- Gérer la relation avec les prestataires de services généraux,
- Veiller au bon fonctionnement général des moyens, lancer et suivre les actions nécessaires en cas de besoin (plomberie, nettoyage, etc…)
- Assurer la relation avec le syndic de copropriété.
- Gérer les règlements fournisseurs.
Compétences et profil :
Vous avez une expérience stable en assistanat polyvalent et/ ou office management d’au moins 5 ans dans un contexte très opérationnel (PME ou Filiale française à taille humaine) exigeant une grande polyvalence.
Vous avez l’esprit d’équipe.
Discrétion, diplomatie, réactivité, adaptabilité.
Anglais courant est nécessaire pour les contacts internationaux notamment par mails avec l’Inde.
Solide maîtrise Pack office Windows
Poste à pourvoir en CDI dès que possible, à Paris IX, quartier Auber.
Possibilité de 4/5ème
Pas de télétravail envisagé compte tenu du poste.
Rémunération proposée : 40 k€.
Position cadre possible.
Si vous souhaitez postuler ce poste d’assistant/d’assistante de Direction Polyvalente Anglais Courant au sein de la holding d’un groupe industriel français, nous vous invitons à adresser votre candidature (CV sous Word et lettre de motivation) à cvaline@deryckx-recrutement.com et nous reviendrons vers vous dans les meilleurs délais.
Référence : Holding IX