Le Cabinet DERYCKX Recrutement, cabinet référent en recrutement d’Assistants et d’Assistantes de Direction, d’Assistants et d’Assistantes Privé(e)s, d’Assistantes personnelles et d’Office-Managers recherche pour une personnalité un/une Assistante Privée Bilingue Anglais.
À ce poste exigeant et confidentiel, vous serez en charge les tâches suivantes :
Classique :
- La gestion d’un agenda complexe et mouvant avec coordination et confirmation de RDV, réservation de salles de réunions, restaurants…
- La préparation de dossiers en amont des réunions.
- Le suivi de la messagerie électronique : réception de très nombreux mails et leurs traitements.
- L’organisation et l’optimisation des tâches au quotidien.
Relations publiques :
- L’accueil des visiteurs prestigieux,
- Faire l’interface avec des personnes de haut niveau : membre du Comex, directeurs.
- La gestion des appels téléphoniques en français et en anglais.
Organisations d’événements et déplacements :
- L’organisation d’événements et le suivi des invitations.
- L’organisation des nombreux déplacements avec transferts : obtention des visas (Esta…) et préparation des feuilles de routes.
- La relation avec une association caritative : interface, préparation des dossiers d’AG, tenue des comptes, établissements des reçus fiscaux et organisation de soirées caritatives pour récolter des fonds.
Management et administratif :
- La gestion d’achats d’œuvres d’art : réception et archivage des factures et organisation du stockage.
- Encadrement du personnel de maison, le gestion du chauffeur.
- Gestion de la paie des collaborateurs.
- La commande de petites fournitures : papeterie, livres, chocolats, café, cadeaux
- La gestion des cartes de vœux : gestion des contacts et l’envoi de remerciements.
- La réception des factures, le pointage, la relance et le suivi du budget.
- L’organisation de dossiers et le classement, ainsi que l’archivage.
- Contacts avec les prestataires externes : IT, assurances, téléphonie, formation, agence de voyages, banques, partenaires juridiques…
- L’inventaire des dépenses liées aux différentes propriétés en tenant à jour un tableau annuel des dépenses par site.
- Le suivi des travaux et des chantiers en cours avec suivi de budget.
- Le suivi des achats de mobilier, réception et vérification de marchandise.
Nous recherchons pour ce poste, un/une assistante personnelle/ privée ayant validé un niveau d’études supérieures type bac +3/4 avec un niveau d’anglais bilingue qui permet d’interagir avec fluidité avec des interlocuteurs de haut niveau. Vous avez une expérience professionnelle d’au moins 10 ans à un poste d’assistant(e) de haut niveau dans un contexte exigeant et international soit en entreprise soit auprès d’une personnalité privée.
Vous êtes un(e) excellent(e) communicant(e) à l’écrit et à l’oral et votre orthographe est irréprochable. Vous savez créer du lien avec des personnes de différentes sphères. Vous avez un grand sens de la confidentialité, de la discrétion, et de la loyauté, indispensables auprès d’une personnalité qui a des contacts de très haut niveau.
De plus, votre sens du service et du détail seront des qualités appréciées.
Doté(e) d’une excellente présentation, d’une bonne culture générale, de finesse et de diplomatie pour réussir dans cette fonction.
Vous êtes également en mesure de gérer le stress et de vous adapter en cas d’imprévus.
Pragmatique, vous savez prendre les bonnes initiatives pour vous organiser et gérer vos priorités en toute autonomie.
Vous êtes à l’aise avec les chiffres et les sujets juridiques de base.
Vous êtes capable de travailler de gérer une certaine solitude dans le bureau mais avec une interface nombreuse.
La maitrise du pack office, des messageries telles que whatsApp sont indispensables. Vous êtes à l’aise avec l’environnement Mac.
Le poste est à pourvoir à Paris VII de suite en CDI. Horaires de travail classiques: 9h/18h. Pas de télétravail prévu.
Prises de références exigées et vérifiées.
La rémunération proposée est de 85/95k€ selon profil et expérience.
Si vous souhaitez postuler à cette offre exceptionnelle d’Assistant/ Assistante Privée, envoyez votre CV et lettre de motivation obligatoire à contact@deryckx-recrutement.com, notre équipe reviendra vers vous dans les meilleurs délais.
Réf: Assistante Privée